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2020.09.11

テレワーク導入前に検討すべき6つの要素

ナレッジオフィス分散働き方改善

新しい働き方として、今、テレワークが注目されています。一部の企業ではすでに導入が進んでいるものの、依然として導入に踏み切れない企業も多くあります。そこで、本記事では、5W1Hの観点から、テレワーク導入にあたって検討すべき6つの要素について解説します。

テレワークの昨今

テレワークは、出産や育児、両親の介護といった特別な事情によって、出社できない雇用者向けの労働形態として、日本企業で利用されてきました。しかし、2020年初頭から始まった新型コロナウイルスの蔓延による、人と人との密集を防ぐために、特別な事情がない従業員にもテレワークの導入が進められています。

従業員30人以上の企業向けに対して調査をした東京都のデータによると、2020年3月の時点で、テレワークを導入している企業は24.0%でした。しかし、4月になると、38.7ポイント増加し、62.7%までテレワーク導入率が上昇しています。また、大企業や中堅企業では、全体の79.4%がすでにテレワークを導入しており、会社の規模が大きくなるほど導入率も高くなる、という調査結果が出ました。

テレワーク イメージ
Freepik

テレワーク導入前に検討すべき6つの要素とは?

テレワークを導入していない企業は、5W1H (Who、What、When、Where、Why、How)の6つのポイントに沿って、自社でどのように活用できるかを検討しておきましょう。ポイントを整理していない状態で進めると、最大限の効果が発揮できなくなることや、従業員との意識のずれが生じてしまう可能性があります。

それぞれのポイントをしっかりと把握し、シミュレーションを行った上で、テレワークの導入是非を検討してみてください。

ポイント① Who「誰がテレワークを行うのか」

 
テレワークを導入するにあたり問題となるのが、「誰が、誰を」対象とするかです。従来では、出産後の子育てや両親の介護といった特別な事情を持った従業員のみが、テレワークを利用していました。

しかし、社会の変化により、特別な事情を持たない従業員にも、テレワークを導入せざるを得ない状況になりました。業界や職種によっては、オフィスに出社しないと仕事に取り組めない従業員もいます。しかし、自社の将来的な働き方改革を実施する上では、テレワークを対象とする従業員を増やし、各々がフレキシブルな働き方を選べる環境の整備が求められてます。

また、 感染症や災害などの緊急事態においては、会社が一丸となってスピーディに対応しなければなりません。テレワークができる従業員が多いほど、また、その体制が整っているほど、業務が滞ってしまう危険性を避けられます。そのためには、チームや従業員ごとに業務範囲を明確にし、従業員が自宅やサテライトオフィスでも集中できるような環境づくりをしておくことが必要です。

ポイント② What「テレワーク導入の準備として何をすべきか」

 
従業員がテレワークを利用して遠隔で仕事をする際には、彼らが「何をやるのか」を考えておく必要があります。例えば、緊急事態などの場合には、急なテレワークの導入により、仕事内容に制限が生じてしまう可能性があるためです。あらかじめ、テレワークの対象となった従業員に対して、業務の範囲や、やるべきことを確認しておくことで、生産性の維持が可能となるでしょう。

また、テレワークを利用する際に、「何を準備しておくべきか」も考えておきましょう。例えば、在宅勤務やリモートワークとなった場合、インターネット環境の構築だけでなく、従業員同士のコミュニケーションをスムーズに行うために、Web会議システムやチャットツールの導入も必要です。さらに、外部への情報漏洩対策として、セキュリティシステムも強化しなければなりません。オフィスと同じような環境を整備することで、従業員の仕事へのパフォーマンスも向上します。


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ポイント③ When「テレワークをいつからやるのか」

 
どのタイミングをもってテレワークを導入するかを、会社として検討しましょう。なぜなら、テレワークを始める時期を曖昧にしてしまうと、対象となる従業員の準備も整わず、結果として現場が混乱してしまうためです。

テレワークのような大がかりな労働形態を新たに導入する際には、スピード感を持つパターンと、ステップを踏みながら行うパターンの2種類に分けられます。前者は、主に感染症対策や自然災害などによって、会社への出社が制限される場合で、全従業員が速やかにテレワークに移行できるような体制が必要となります。後者の場合、徐々にテレワークの導入を進めていくことから、対象者の選定やツールの準備を整理しながら行えます。

どちらかのパターンに合わせて、導入目標を決め、それに向かって、導入方法を模索し、環境を構築することが求められます。

ポイント④ Where「どこでテレワークを行うのか」

 
新型コロナウイルスのような感染症が蔓延しているなかで、テレワークをどこで実施するべきかが問題となります。感染対策などの緊急措置では、オフィスのような密集地帯を避けるために、自宅をはじめとする、人が密集しない場所での業務が原則となるでしょう。

一方で、平常時にテレワークを利用する際には、自宅だけでなく、近場のカフェやフレキシブルオフィスやサテライトオフィスのような場所が選択肢に含まれます。

いずれの場合でも、オフィス以外での場所で仕事を行うことから、公衆無線LANの接続によるセキュリティ面での危険性や、会社資料の持ち出しに関する規則について、社内で規則を設け、共有しなければなりません。

ポイント⑤ Why「なぜテレワークを導入するのか、目的は何か」

 
新たにテレワーク制度を導入する際は、導入目的を明確にしておくことも必要です。新型コロナウイルス感染症の流行や災害などの緊急対策として導入する場合、最低限の仕事が行えるように、スピード感のある環境構築が求められます。できるだけ従業員に負担がかからないように、在宅で可能な範囲での業務を設定し、必要な機器やインターネット環境を準備しましょう。

また、会社の働き方改革や従業員の都合による恒久的なテレワークの導入は、緊急措置の場合とは異なるアプローチをしなければなりません。テレワークでの業務でやるべきことを明確にし、オフィスワークとも併用しながら、従業員が働きやすい環境をつくることが求められます。

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ポイント⑥ How「どのようにテレワークを導入するか」

 
最後に、どのようにテレワークを導入するかの進め方も考えておきましょう。感染症対策や自然災害の緊急措置として導入する場合、どうしてもオフィスでしか働けない業種を除いて、従業員が一斉にテレワークを始めることになるかもしれません。

ただし、緊急措置後もテレワークを継続するのであれば、業務内容の範囲や従業員同士の連携方法など、さまざまな点をチェックしながら、導入を進める必要があります。

また、テレワークを導入した後に、トラブルが発生することも想定し、あらかじめマニュアルの作成や解決方法を整えておくことを徹底しておくと、新たしい働き方にもスムーズに移行できるでしょう。

まとめ

新型コロナウイルス感染症の対策としてだけでなく、従業員の働き方改革の一環として、テレワークの導入が各企業で行われています。しかし、継続して会社全体でのテレワークを導入する場合、無計画に進めてしまうと効果が半減してしまうかもしれません。

そこで、本記事でご紹介した6つの要素をしっかりと把握した上で、自社ではどのようにテレワークを活用していけるのか、検討してみてください。

また、具体的なテレワークの導入ステップについては、以下記事をご一読ください。

記事:『テレワーク導入までの7つのステップを解説!』

テレワーク導入にはフレキシブルオフィスの活用を

テレワークの導入にあたっては、集中して仕事に取り組めるよう、設備や環境が整った場所を選ぶことも重要です。例えば、在宅勤務や、カフェなどで仕事をする人の中には、「業務に適した環境ではない」「必要な設備が整っていない」と感じる人も多いのが現状です。

そこで、新しいオフィスのスタンダードとして注目されているのが、フレキシブルオフィス。

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* 2020年9月時点


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参考:
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/05/12/documents/10.pdf
https://www.gartner.com/jp/newsroom/press-releases/pr-20200330

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