テレワークにおける4つの仕事術

働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染拡大の影響で注目されるようになったテレワーク。クラウドサーバーと端末、そしてネット環境さえあれば、オフィス以外の場所から業務が進められるということで、日本だけでなく世界的にスタンダードになりつつあります。

実は、テレワークは、働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大が取り沙汰される以前から少しずつ普及してきました。総務省が公表している「通信利用動向調査」によると、統計調査が開始された2012年度の企業のテレワーク導入率は11.5%でしたが、2018年度では19.1%と、多少のばらつきはあるものの、上昇傾向にあることが分かります。

この傾向に拍車をかけたのが、新型コロナウイルスの感染拡大です。個人単位で見ると、緊急事態宣言が発令される直前の3月5日～15日の時点では、テレワーク実施者は13.2％でした。一方、緊急事態宣言発令中を見ると、テレワーク実施者の比率が27.9%にまで上昇しており、新型コロナウイルスが日本人の働き方に大きな影響を与えていることが読み取れます。

新型コロナウイルスだけでなく、多様な働き方の尊重やワークライフバランスの実現という観点から見ても、テレワークの導入は今後もさらに進んでいくだろうと見られています。

テレワークの全国的な導入は、はからずも、「テレワークに向いている人」と「テレワークに向いていない人」の差を開く結果にもなりました。現に、緊急事態宣言解除後も、7割を超える人がオフィスワークを続けているというデータがあり、テレワークの本格導入がいかに難しいかが分かります。なぜ、日本ではテレワークの導入が遅れているのでしょうか？　テレワーク普及がなかなか進まない要因について、働く人の視点から考えていきましょう。

① 作業環境を整えるのが難しい

テレワークを始めるためには、まず、端末とネット環境を揃えなくてはなりません。「PCとWi-Fiは自宅にあるから大丈夫！」と思っていても、それだけではテレワークを円滑に進めることはできないのです。

例えば、定期的にWeb会議が開かれる場合には、静かな個室空間が必要でしょう。また、アプリやマイク、カメラなど、Web会議用の周辺機器も揃える必要があります。

テレワークをゼロから始める場合、これらの環境やツールを、ひとつひとつ揃える必要があります。また、気合いを入れて専用アプリを入れても、使い方が分からないかもしれませんし、「そもそも家にPCがない」という方もいるかもしれません。

このように、「環境を整えるのが大変」という理由から、テレワークに踏み切れない人も少なくないのです。

② コミュニケーションが取りづらい

テレワークの周辺機器やアプリが格段に進歩しているとはいえ、テレワークではやはり、同僚や上司とのコミュニケーションが取りづらいという問題があります。

成果物をオンラインで納品しても、確認のやり取りなどにはどうしてもタイムラグが生じてしまいます。また、業務上の疑問点が生じた場合でも、メールの場合は返答が遅れたり、メールを見落とされたり、といったトラブルが起こり得ます。

Web会議でも、ネット環境や周辺機器の性能によっては、画面のフリーズや音声の遅延などのトラブルが起きる可能性があります。

③ 気持ちの切り替えが上手くできない

毎日の通勤時間や退勤時間で、無意識のうちに仕事のスイッチを切り替えている、という人も多いようです。自宅からのテレワークでは、生活空間で仕事をすることになりますから、どうしても気分が切り替わらず、業務に集中できない、という声も少なくありません。

在宅勤務であっても、テレワーク専用の部屋を作るなど、気分を切り替える工夫はいろいろと考えられますので、ぜひとも楽しみましょう。

日本でも今後、ますます導入が進むと見られているテレワーク。ここでは、テレワークにおける4つの仕事術をお伝えします。テレワークになじめない方は、ぜひ参考にしてみてください。

① 集中できる環境を整える

・ワークスペース

在宅ワークでは、通勤のストレスがなくなる一方で、気持ちの切り替えが難しくなります。自宅では、なるべく生活空間と仕事空間を区切り、静かで、作業に集中できるスペースを確保するようにしましょう。

自宅で快適なワークスペースの確保が難しい場合は、フレキシブルオフィスやコワーキングスペースなどを活用することをおすすめします。

・スマホ

在宅ワークで意外とネックになるのが、スマホです。作業中にスマホの通知や着信があると、どうしても気になってしまうので、集中力が途切れないように、仕事に集中する時間帯は通知をオフにしておく、電源を切っておくなど、工夫をしましょう。

最近では、設定した時間になるとロックが解除されるスマホや、設定した時間がくるまで絶対にフタが開かないケースなど、ユニークなツールが増えていますので、それらも上手に組み合わせてみましょう。

・デスクとチェア

作業をする際のデスクやチェアも、作業効率を高める大事な手段のひとつです。悪い姿勢を取り続けたり、体が痛くなってしまう椅子を使い続けるのは、集中力にも悪影響を及ぼしかねません。例えば、短時間座ることを前提に作られている椅子と、長時間座ることを前提に作られている椅子とでは、1日座って仕事をし続けたあとの体の疲労感は、格段に違ってくるのです。

作業スペースや体の大きさに見合ったサイズのデスクとチェアを使用し、体に負担がかからないようにしましょう。

・モニター

従来のオフィスであれば、ノートパソコンとは別に、モニターが備え付けられていた方も多いのではないでしょうか？　テレワークになると、使い慣れていたモニターがないことで、多少不便に感じる人もいるかもしれません。

自宅でも、従来のオフィスと同様の環境で、効率的に仕事を進めたいのであれば、ノートパソコンに加えて、大画面で作業を進めることができるモニターも設置することをおすすめします。

・植物

自宅で少しでも快適な仕事環境を作るのなら、デスクの周りや窓の近くなどに、観葉植物を飾るのもおすすめです。

特に、生活空間と作業空間を分けられない場合などには、区切りたい空間に緑の植物を飾ることで、視覚的にワークスペースを演出することもできます。また、リフレッシュ効果やリラックス効果も望めることから、心理的にも、集中して作業に取り組めるようになるでしょう。

・部屋の明るさ

作業内容にもよりますが、基本的にパソコンやモニターなどの機器を使用する場合には、部屋の明るさにも気を配りましょう。

目への負担は、眼精疲労だけでなく、集中力の低下にもつながります。自然光が入る時間帯は自然光を入れたり、電気は明るさの調節ができるものを使用したりと、1日の中で時間帯に応じて、適切な明るさを保つよう、心掛けましょう。

② 早朝に仕事を始める

テレワークでは、仕事を始める時間もポイントです。

一般的に、朝は早く起き、しっかりと朝食をとることが、体と頭のスイッチをオンに切り替えるといわれています。また、朝食後の数時間が、1日でもっとも集中力が高まるゴールデンタイムともいわれています。

この時間帯に、資料の作成やクリエイティブワークなど、集中力が必要となる仕事をこなし、午後からは軽めの作業を処理する、というように、時間帯ごとに仕事内容を振り分けておくと、気分的にもメリハリが出て、集中できるでしょう。

③ マルチタスクに追われない

在宅ワークでキャリアを積み重ねると、同時にまとまった業務を割り振られる場合があります。特に、フリーランスなどの場合、複数のクライアントから異なる案件を発注されるケースも多く、スケジューリングが難しくなります。

ただ、「あれもこれもやらないと」と思ってしまうと、かえって集中力が途切れ、どの仕事も中途半端になりかねません。1日のうちで仕事の時間を細かく区切り、それぞれの時間帯にこなす仕事を分けるなど、タスクを極力シンプルにすることで、集中力を高め、業務効率をアップさせることができます。

「集中のプロ」である、株式会社ジンズホールディングスの井上氏は、在宅勤務で生産性を高めるコツとして、自分の集中できる時間帯を知ることや、迷う時間を決めておくなどを挙げています。詳しくは、以下のイベントレポート記事をご一読ください。

記事①：『「集中のプロ」から学ぶ、在宅勤務で生産性を保つ3つのコツ』
記事②：『「集中のプロ」井上 一鷹さんに学ぶ、在宅ワークで集中するために不可欠な条件』

また、人によって集中力の向上しやすい時間帯は異なるといわれています。毎週月曜日の午前は企画を考える時間に充てるなど、それぞれ、自身に合ったスケジューリングをすることも、良い工夫かもしれません。

④ 運動不足に気をつける

在宅ワークやテレワークで意外と見落としがちなのが、運動不足です。普段から、「通勤以外は出かけない」という人だった場合、在宅ワークに切り替わった途端に、運動不足に陥りがちです。

在宅ワークであっても、仕事の時間とは別に、1日1時間は散歩や運動の時間を作るなど、心と体の健康をキープできるように心がけましょう。

また、デスクワークの人の場合、つい長時間同じ姿勢で座り続けてしまいがちです。30分に1回など、時間を決めて、立ち上がって軽くストレッチをする時間を設けるようにするといいでしょう。昨今増えている、オンラインフィットネスなども活用してみても良いかもしれません。

急にテレワークに切り替わったことで戸惑っている、という人も少なくありません。テレワークをゼロから始めるためには、まず、パソコンとネット環境、そして、周辺機器やを揃え、環境を整える必要があります。

Web会議を定期的に行う企業であれば、周辺機器にもこだわり、音声の聞き取りやすいイヤホンやノイズの入らないマイクなど、より快適にコミュニケーションを取れる環境を整えるのがポイントです。

また、時間の区切り方もポイントで、仕事とプライベートの時間をきちんと分けることによって、気分的にもメリハリがつき、作業に集中しやすくなります。

テレワークでは、集中して仕事に取り組めるよう、設備や環境が整った場所を選ぶことが重要です。例えば、在宅勤務やカフェなどで仕事をする人の中には、「業務に適した環境ではない」「必要な設備が整っていない」と感じる人もいるのではないでしょうか。

そこで、新しいオフィスのスタンダードとして注目されているのが、フレキシブルオフィス。WeWork (ウィーワーク) は、国内約36拠点*でフレキシブルオフィスを運営しています。

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* 2020年9月時点

参考：
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144310.html

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。