ニューノーマル時代、新しい働き方を実現するために企業が取り組むべきこととは

ニューノーマルとは、時代における大きな転換期を意味します。過去には、1990年代における「インターネット時代の到来」や、2000年代後半の「リーマンショック」が、ニューノーマルの例として挙げられます。

そして、2020年初頭に世界中で発生し、現在も世界中で猛威を振るう「新型コロナウイルスの蔓延」も現代におけるニューノーマルです。日本でも、政府主導で緊急事態宣言が発令され、人と人との密接した空間を避けたり、マスク着用が当たり前になったりするなど、従来の生活様式が一変しました。

ニューノーマルの時代を迎えた現在、人々の暮らしだけでなく、働き方に関しても、視線を向けなければなりません。ニューノーマル時代の到来については、以下の記事もご一読ください。

記事：『ニューノーマル（新常態）とは？変化への対応が求められる新時代の到来』

新型コロナウイルス蔓延による生活様式の変化は、企業での働き方にも影響を与えました。企業では、オフィスや通勤中の感染を防ぐために、可能な限り、在宅勤務などのリモートワークに移行している状況です。

とはいえ、リモートワークが一般的になったことで、オフィス環境での業務を維持するためのツールの導入や、従業員同士の意思疎通がスムーズに行いにくくなるなど、不便を強いられている場面もあります。従来のオフィスワーク同様に、業務をスムーズに行うためには、各企業や従業員が工夫をしなければなりません。

変化① 社内でのコミュニケーション

ニューノーマルの時代を迎えた各企業の業務において、特に影響を受けているのが、社内でのコミュニケーションです。2020年6月に、KDDI株式会社がテレワーク勤務を行っている男女1,045人に対して実施したアンケートによると、テレワークのデメリットとして「同僚とのコミュニケーションが取りづらくなった」と感じている人の割合が5割でした。このように、リモートワークの導入によって、従業員同士のコミュニケーション機会に影響を与えていると考えられます。

従来のオフィスワーク同様に業務をこなすためには、透明性のあるコミュニケーションが必要です。例えば、プロジェクトの計画に障害が発生した場合には、上司に素早く連絡できるような体制が求められます。従業員の業務スケジュールや、その日に行った仕事を把握したり、従業員間のコミュニケーションを取りやすくしたりするために、Web会議ツールやチャットツールを用いるなど、工夫することが大切です。

変化② 取引先とのコミュニケーション

社内でのコミュニケーションだけでなく、取引先とのコミュニケーションにも注意しなければなりません。新型コロナウイルスの感染対策として、取引先関係者の来社を制限している企業もあり、これまで行ってきた商談や出張などの営業スタイルを見直す必要があるためです。

ニューノーマルの時代では、取引先とも、Web会議システムやチャットツールを用いたコミュニケーションへの移行が求められます。製造業など、実機のデモンストレーションなどが必要な業界を除き、コンサルティングやIT業界では、直接取引先に赴かなくてもコミュニケーションを行えるケースが多いです。各企業での働き方が大きく変わる中で、取引先との関係維持の方法も、時代に合わせて模索していかなければなりません。

変化③ オフィスの衛生管理

多くの企業で、在宅勤務をはじめとしたテレワークという働き方が導入されていますが、業務の内容やセキュリティ関係などから、対象とならない従業員もいます。また、在宅勤務では、自宅のインターネット環境を構築したり、パソコンなどの機材を用意しなければならないため、費用がかさむことを避ける企業もあります。

そうした状況の中で、社内感染を防ぐためには、徹底したフィスの衛生管理を行わなければなりません。例えば、オフィスの入り口に消毒液を設けたり、定期的に換気を行ったりするほか、保健所など、外部からのアドバイスも参考にしながら進める必要があります。

2020年4月に緊急事態宣言が発令されて以降、企業の働き方やビジネスへの取り組み方が大きく変わりました。令和2年5月に東京都が発表した『テレワーク導入率緊急調査結果』によれば、都内30人以上の企業におけるテレワーク導入率は60％を超えており、3月時点に比べて、2.6倍増加し、テレワークの導入が加速していることが分かります。

また、ニューノーマルに合わせて、各企業では、従来の業務システムの改善や、転換期による社内ルールの変更も進めなければなりません。新型コロナウイルス蔓延後も、ニューノーマルの時代に適応した取り組みが必要となります。

企業が取り組むべきポイント① 働き方改革の推進（リモートワークなど）

感染症対策としても、働き方の観点でも、各企業で必要とされているのが、リモートワークの導入です。リモートワークとは、在宅勤務やテレワーク、モバイルワークといった、オフィスに行かなくても働ける方法です。感染症対策として、人との密を避けるためにも効果的であるとして、各企業で導入が進められています。

元々、子育てや介護との両立を目的として、リモートワークを実施していた企業もありましたが、新型コロナウイルス蔓延後は、一部の従業員を除き、多くの企業で取り組まれています。とはいえ、リモートワークを導入する際には、コミュニケーション不足などによる生産性の低下を防がなければなりません。

従業員同士がスムーズに意思疎通を行えるように、Web会議システムの使用や、自宅でも社内環境を維持できるようにITシステムの構築が必要です。労働環境が激変する中でも、従業員が従来通りのパフォーマンスを発揮するために、各企業で、ガイドラインに基づき、準備を進めることが求められます。

これからの多様な働き方について、詳しくは以下の記事もご一読ください。

記事：『多様化する働き方に、企業はどう対応すべきか？』

企業が取り組むべきポイント② 評価制度の見直し

リモートワーク導入に伴い、企業の人事評価制度を見直す必要があります。従来の評価制度では、1つのプロジェクトに対して、従業員が着手する場面から達成するまでの「プロセス」を重視している傾向にありました。

しかし、テレワークでの働き方に転換することによって、上司と従業員のコミュニケーション回数が減少することから、プロセスの評価が難しくなります。そこで、各企業では、テレワーク移行後に、どのようにしてプロセスを評価するのか、または成果主義を重視した評価に切り替えるのかを検討しなければなりません。

テレワークに適した評価方法について、詳しくは以下の記事もご一読ください。

記事：『テレワークに適した人事評価方法・基準とは？』

企業が取り組むべきポイント③ 従業員の健康管理

テレワークが主流になることで、従業員の健康管理にも目を向けなければなりません。在宅勤務によって、自宅にいる間や外出中に、新型コロナウイルスに感染する場合があります。症状によっては、業務の代役を立てる必要があるため、従業員の健康も逐一確認することが求められます。

また、慣れない在宅勤務やテレワークが続くことで、精神的な不安や不安定さを訴える従業員も想定しておきましょう。従業員によっては、急な状況の変化に、孤独を感じたり、先が見えないストレスを感じることで、心身に不調を感じる場合もあります。

テレワークにおける従業員のメンタルマネジメントについて、詳しくは以下の記事もご一読ください。

記事：『テレワークにおける従業員のメンタルマネジメント術』

企業が取り組むべきポイント④ オフィスの見直し

最後に、オフィス環境を見直す必要があります。新型コロナウイルス収束後も、継続してテレワークを導入する場合、これまで使用していたオフィスを縮小したり、オフィスのあり方を再構築する必要が出てくるかもしれません。

また、在宅勤務だけでなく、フレキシブルオフィスのようなサテライトオフィスを会社で用意する場合は、従業員が多く住んでいる地域などを考慮して、選定します。オフィスの占有面積を縮小したり、通勤定期代の支給を廃止したりすることで、企業としても、経費削減につながるため、企業経営における重要事項であるといえます。

オフィスの見直しについて、詳しくは以下の記事もご一読ください。

記事：『オフィスの縮小、見直しにおいて考えたい5つの項目』

時代の転換期である「ニューノーマル」を迎えた現在、企業は、新しい働き方を実現するために、行動を進める必要があります。リモートワークの導入ひとつとっても、コミュニケーションを取れるような環境づくりや、従業員が安心して業務に取りかかれるような工夫をしなければなりません。

ニューノーマル時代の到来は、企業にとって、働き方やオフィスのあり方について、今一度考え直す好機であるともいえます。

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* 2020年10月時点

参考：
https://news.kddi.com/kddi/business-topic/2020/06/4480.html
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/05/12/10.html

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。