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2020.05.01

リモートワークで、チームをマネジメントするための16のヒント

ナレッジ働き方改善イノベーション創出オフィス運用コスト削減

リモートワークが進む中、マネージャーはどのようにリモートチームをマネジメントすれば良いのでしょうか。今回は、特に重要と考えられるマネジメントのヒントを16つにまとめてみました。

自宅、カフェ、コワーキングスペース、サテライトオフィスなど、場所はどこであれリモートワークは、柔軟な働き方や職場環境を求める人々の間で、ますます需要が高まっています。

リモートワークを取り入れることには、多くのメリットがあります。柔軟な働き方の選択肢を提供し、同時に場所にとらわれない採用活動が可能になることで、優秀な人材を採用することができ、異なる経歴やバックグラウンドを持つ人材の採用によって、職場のダイバーシティを高めることもできます。また、社員にリモートワークの選択肢を提供することは、社員の通勤にかかる時間を削減することにもつながります。社員がリモートワークの選択肢を持つことで、仕事の生産性が上がり、最終的には会社の長期的なコスト削減につながることが期待されます。

しかし、リモートチームの管理には多くの課題があります。直接顔を合わせる機会が減るため、個々の信頼関係を築くのが難しくなりやすいと言えます。また、リモートワークをする社員がいる場合、マネージャーは彼らの日々のタスクをしっかり把握しにくくいのも事実です。その為、チームが能力を最大限に発揮できるよう、マネージャーは今までと違った方法でコミュニケーションを取る必要があるかもしれません。柔軟な働き方を求めている人が多い中、マネージャーはそれに対応するための知識を学ぶ必要がありますが、適切なツールと知識があれば、リモートワークで働く社員を支援し、彼らの生産性と成長を高めることができます。

リモートワークの社員のマネジメントを成功させる方法

1.ビデオ会議ツールやチャットツールを使う
コミュニケーションツールは無数にあり、その活用はリモートワークの社員のマネジメントには不可欠です。効果的にコミュニケーションをとり、チームの連帯性を感じられるようにするために、用途に合ったツールを使いましょう。

全てのツールが同じように機能するわけではりません。例えば、議論を深めたい場合、評価面談のようなセンシティブなシーンにはチャットツールを使うべきではありません。代わりにテレビ会議を使うことをお薦めします。

SlackやGchatといったツールは、迅速なコミュニケーションやカジュアルな会話に最適です。また、Zoom や Google Hangouts などのバーチャルミーティングツールは、チームミーティングには非常に効果的で、リモートワークの社員も同じにいるように感じることができます。ほとんどのバーチャルミーティングソフトは、画面共有ができるので、世界中どこで仕事をしていても、チームは同じ資料を見ることができます。

2.ゴールと期限を設定する
ゴールを明確にしていないと、成功することはできません。リモートワークを導入している場合は特にそうだと言えます。社員が一日の中で行っている業務を把握するのは難しいからです。プロジェクトに期限を設けることは効果的です。例えば、”早めに”というのは1時間以内なのか、今日中なのか、と期限を明確に設定すべきです。

リモートワークの社員に対しては、応答時間、作業時間、コミュニケーションの頻度についてのルールを設定します。これらのルールは、オフィス内の社員向けに設定したものと合わせることでスタンダードが統一出来ます。

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3.定期的な1on1ミーティングを行う
定期的に1on1ミーティングを行うことで、社員とのつながりを深め、仕事の進捗を確認し、信頼関係を築くことができます。同じ空間で働いているのと違い、ちょっとしたトラブルなどを、その場ですぐに報告する機会がないため、定期的にこれらのミーティングをスケジュールして、社員が今どんな業務をしているかを常にアップデートすることは必要不可欠です。可能な限り、1on1ミーティングは、テレビ会議で、顔をうつす形で行いましょう。

4.直接顔を合わせる機会を作る
もし可能であれば、直接顔を合わせる機会を設けることで、士気を高め、リモートワークの社員に対しても、企業の文化やチームとの繋がりを深めることが出来ます。同じエリアにいる場合、週一か隔週での対面のミーティングを設けると効果的です。社員が他国など遠方にいる場合には、年に一度のオフサイト会議やチーム全体での会議を開催することで、より強いチームのつながりを築くことができます。

また、仕事の話をするだけでなく、個人的なつながりを築くためにも、一緒にランチに出かける、もしくはテレビ会議をしながらランチの時間を共にするなど時間を有効活用しましょう。

5.勤務時間が異なる社員のスケジュールに配慮する
誰でも毎週夜9時に会議はしたくないと思います。ミーティングの予定を立てる、メッセージを送る、業務の確認をする、といった事はリモートワークをする社員の勤務時間に考慮すべきです。タイムゾーンの異なる国で業務をしてる社員がいる場合は、就業時間外になる社員が交互になるように会議を設定するなど工夫をしましょう。

翌朝までにメッセージの返答が必要ないと思っていても、送られた側はそのメッセージに反応できる状態にいなくては、とプレッシャーを感じているかもしれません。あらかじめ勤務時間や対応までの時間をチーム内で明示しておくことで、この問題を軽減することができます。

6.リモートワークの社員が疎外感を感じないようにする
リモートチームのマネージャーが直面している最も大きな課題の1つは、リモートワークの社員がしっかりと会議に参加していると感じられるようにすることです。リモートワークをしていないチームメンバーが半数以上を占める場合は、特に配慮の必要があります。「スクリーンに映っている人と目を合わせ、参加者全員が同じミーティングのテーブルに着いていると感じられるように席を配置することも重要です。」とWeWorkのワークプレイスコネクションのディレクターであるLakshmi Rengarajan氏は言います。問題解決やプロジェクトの計画やブレインストーミングのためにその場で会議の予定を組むことは簡単ですが、リモートワーク社員は、ミーティングの招待から漏れていたり、ビデオ会議のオプションがなかったり、彼らの業務時間外だったりして、これら会議から取り残されていることがよくあります。

この問題を解決する為に、すべての会議をリモート対応可能なものにするようにしましょう。これは、すべての会議の招待状にリモート参加のオプションを付けましょう。急な会議を行う必要がある場合は、細かくメモを取って事前に情報を伝え、質問がないかどうかを確認するようにします。

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7.プロとしての信頼と柔軟性を確立する
リモートワークの社員を管理する立場にいる場合、彼らの日々の業務を常に見ることができないので、プロとしての信頼関係を築くことが重要です。また、定期的に1on1での確認をすることで、チーム全体の仕事量を把握することができます。

また、柔軟に対応することも重要です。多くのリモートワーカーは、場所や時間に対して柔軟に対応できる仕事を探しています。これに対して、マネージャーは、もちろんプライベートな時間も仕事をするべきということではありませんが、社員が自分の都合の良い労働時間を決定し、その時間内に仕事を終わらせることができると信頼し、サポートをすることが必要です。

8.オンボーディングをしっかり行う
新しい仕事を始める際は誰でも不安になるものですが、物理的に同僚と同じ空間にいない、同じワークスケジュールでない場合は特にそうです。オンボーディングのプロセスは、これからの仕事の方向性を決めるものであり、うまくいけば、リモートワークの社員をワクワクさせ、やる気にさせることができます。可能であれば、オンボーディングの期間中に、対面での時間も設定できれば、信頼関係が構築され、よりスムーズに行えます。対面の時間が取れない場合は、しっかりとしたトレーニングの資料とオンボーディングのプロセスがある必要があります。スケジュールが許す限り最初の数週間は、毎日終業時に彼らとの時間を取ることで、質問に答える時間を確保することができます。

9.共同作業の方法を見つける
リモートワークの社員に1人でできる仕事を与えるのは簡単ですが、共同プロジェクトを推進することは、チームの士気を高め、リモートワークの社員のモチベーションを上げるためはぴったりな方法です。共有のシートを使ってアイデアを出し合ったり、チャットツールを使ってブレインストーミングを行うなど、離れていても簡単に同じ作業をする方法はあります。

10.プロジェクト管理ツールを使う
メールでプロジェクトを管理する場合、毎日多くのメールが届く中でそのプロジェクトの進捗を確認することが難しくなります。その代わりに、プロジェクト管理ツール(Asana、Airtable、Trelloなど)を使うと、次のステップや、締め切り、担当者の割り振りについて、チーム内で認識の統一ができます。ほとんどのプロジェクト管理ツールでは、割り当ての変更やコメント、締め切りの設定、ドキュメントの添付などが可能です。メールでプロジェクトを管理していると、詳細が漏れてしまうことがありますが、プロジェクト管理ツールを使えば、このような煩わしさや混乱がなくなり、リモートワークの社員もプロジェクトの状況を可視化できるようになります。

11.それぞれの長期的な目標を設定する
予測とガイドラインを設定するのと一緒に、リモートワークの社員と長期的な目標を設定する必要があります。リモートワークの有無に関わらず、長期的な目標を設定していないと、最低限のことしかできなくなってしまいがちです。社員を巻き込み、生産性を高め、チーム意識を持ってもらうためには、社員がそれぞれの役割にとって成功がどのようなものであるかを理解し、それぞれの目標がチームの目標にどのような影響を与えるかを常に意識させることが重要です。

12.会社全体とチームの目標を伝える
すべての社員が個々の目標を持つべきですが、会社全体またはチーム全体の目標を開示して明確にすることで、個々の目標がどのようにチームや会社全体の目標に繋がっていくのかを社員に理解してもらうことが出来ます。リモートワークの社員にとっては、自分がチームの貴重な一員であり、忘れられた存在ではないことを思い出させてくれるので、これは特に重要です。チームリーダーであれば、会社としての大きな目標を幾度となく聞いているかもしれませんが、その情報が必ずしもリモートワークの社員にまで浸透しているとは限りません。

13.バディ制度を導入する
チームの一部がリモートワークで他のメンバーがオフィスにいる場合、リモートワークの社員とオフィスにいる社員をペアにすることで、リモートワークの社員は、ちゃんとサポートされていて会社と繋がっていると感じることができ、また情報の共有漏れを防ぐことができます。もちろん、このペアを組んでいるオフィス側の社員を、リモートワークの社員にマネジメント業務をさせるべきではありません。そして彼らが通常業務以外の仕事を引き受けてくれているということをマネージャーは認識する必要があります。

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14.雑談ができる環境を作る
仕事以外の話題について、カジュアルな会話をすることで、チーム全体に親密さが生まれます。リモートワークの社員の多くが同じサテライトオフィスで働いている場合は、オフィスと彼らのオフィスのにウェブカメラを設置して、一緒に仕事をしているように感じるようにすることができます。最初は違和感があるかもしれませんが、すぐに慣れることができると思います。導入する場合は、一方が監視されていると感じることがないよう配慮することも大切です。

オフィスの事情で映像の配信ができない場合や、多くの社員が自宅で仕事をしている場合は、仕事以外の雑談ができる別の方法を見つけましょう。例えば、各会議のより少し前にオンライン会議に入ってもらい、最近の調子を聞いたり、週末予定を話すなどの方法が取れるかと思います。または、Rengarajan 氏が推奨するように、「リモートワークの同僚に『一緒にランチを食べながらテレビ会議でおしゃべりしよう』と連絡を取る」のも良いかもしれません。

15.積極的に評価する
リモートワークの社員は、自分の仕事は見られていない、または評価されていない感じることが多いので、彼らが良い仕事をしたときは、いつもより頻繁に良いフィードバックを伝え、メールやミーティングでチーム全体に向けて、彼らの仕事が意味のあるものであり、チームの目標に影響を与えていることを確認しましょう。ポジティブなフィードバックは、彼らのモチベーションを高めます。

16.適切な人材を雇う
すべての人がリモートワークに向いているわけではありません。リモートワーカーは、より自立し、率先して仕事をすることが求められ、そ生産的に仕事ができる環境が必要です。リモートワークをしてもらう可能性がある場合の採用は、彼らが自立して仕事ができるかどうかを事前に確認します。(どこで仕事をするのか、電話をかけることができる静かな場所はあるか?一貫したWiFiへのアクセス環境はあるのか?)

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