これだけは確認したい！オフィス移転時のチェックリスト15

働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大により、近年、オフィスのあり方に変化が訪れています。在宅勤務を導入する企業が増え、オフィスワークとテレワークを使い分けることが一般的となりつつある今、オフィスの縮小化やオフィス不要論といった議題をよく耳にします。

実際に、株式会社ザイマックス不動産総合研究所が2020年6月に行った「大都市圏オフィス需要調査」によると、オフィス面積を「縮小したい（14.3％）」と答えた企業が、「拡張したい（12.2％）」という企業よりも多かったことが分かっています。ちなみに、「縮小したい」が「拡張したい」を上回るのは、初めてのことです。

テレワークの拡大により、オフィス縮小のため、オフィスの移転をする企業が増えることが予想されます。ただし、オフィスの移転には、事前の綿密な計画が欠かせません。ここでは、オフィスの移転をスムーズに行うための15のチェックリストをご紹介します。

◆ 現在の契約状況の確認

新たなオフィスへの移転にあたっては、まず現在のオフィスの契約状況を確認しておきましょう。

1． いつまでに解約する必要があるか

賃貸オフィスの場合、解約時に関する決まりが契約書で定められています。賃貸契約書のルールに違反することがないように、いつまでに解約通知をする必要があるのかを確認しておきましょう。一般的には、半年前までに解約の通知をすることになっていますが、物件によって異なりますので、注意が必要です。

2． 預託金の返還時期はいつか

現在のオフィスを契約した際に、支払った預託金をオフィスの移転費用に充てたいということもあるでしょう。契約を解除した場合、いつ預託金が返済されるのか、前もって確認しておくと安心です。

3． 現オフィスの回復条件

現在のオフィスを離れるにあたって、オフィス内を元の状態に戻さなければなりません。どの程度の原状回復工事が必要なのか、確認しておきましょう。また、トラブルを避けるために、貸主に直接相談をしておくと、より安心です。

4． 原状回復工事の見積もり

オフィス内の原状回復工事に、どのくらいの費用がかかるのかは、個人の判断では検討がつきません。時間に余裕がある内に、業者に見積もりをしてもらい、費用感を把握しておきましょう。

5． 解約の通知

契約に関するルールや、預託金の返済時期などの確認ができたら、実際に解約の通知を行います。オフィスの移転が決まった段階で、できるだけ早く通知を行うのがいいでしょう。

◆ 新オフィスの選定

現在のオフィスの解約が問題なく進められそうであれば、次に新オフィスの選定作業を行います。

6． 立地、場所

オフィスの縮小が第一目的であったとしても、オフィスの立地はやはり重要です。企業イメージや利便性、従業員の居住地域など、自社にとって優先度の高いポイントから検討し、移転先を絞っていきましょう。

7． ほかの入居テナントの確認

新オフィスの選定基準として、同じビル内にどのような会社がオフィスを構えているのか、も忘れずに確認しておきましょう。そのビルにオフィスを構えることで、自社のイメージダウンにつながると判断できるような場合は、検討をし直すことをおすすめします。

8． 初期費用

新たなオフィスの契約に必要な初期費用を確認します。預託金や敷金など、初期費用として必要な金額をできるだけ具体的に計算しておきましょう。金額と合わせて、支払期限や支払い方法などの情報もすべてまとめておくと、スマートです。

9． オフィス運用費用

オフィスの移転にあたって、運用費用についても確認しておくのが理想的です。例えば、オフィス縮小による費用削減を目的とする場合、スペースを縮小することで、本当に稼働率に見合ったスペースを確保できているか、また、運用費用を含めて費用削減につながっているか、を見極める必要もあるでしょう。

◆ 新オフィスへの移転準備

新オフィスの制定・費用の計算の次は、実際に移転の準備を始めます。

10． スケジュール作成

新オフィスへの移転をゴールに設定して、スケジュールを作成していきます。できるだけ細かく具体的にスケジュールを作成しておくことで、移転作業をスムーズに進めることができます。時間に余裕がないようであれば、オフィス移転のスケジューリングに特化した業者に依頼することを検討するといいでしょう。

11． 引っ越し業者の選定

オフィスの移転では、引っ越し業者の手配が必要不可欠です。業者によって、依頼可能な業務内容が異なりますので、事前に「具体的に、どこまで業務を任せられるのか」という点を踏まえ、いくつかの引っ越し業者に見積もりをしてもらうといいかもしれません。

12． そのほか必要な業者の選定

オフィスの移転において、選定が必要な業者は引っ越し業者だけではありません。内装業者や電話・インターネット通信業者など、それぞれの業者に依頼をする必要があります。業者に問い合わせてスケジュールを調整し、スケジュール表に予定を追加していきましょう。

◆ 社外への通知

移転の準備が整ってきたところで、社外への通知も忘れずに行いましょう。

13． 取引先への連絡

普段から取り引きを行っている企業や金融機関などの取引先へは、事前にしっかりとオフィスを移転することと、新オフィスの住所を伝えましょう。連絡先をまとめてリスト化しておくと、連絡漏れがなく安心です。

14． プレスリリース

オフィスの移転は、取引先だけでなく顧客やメディアにも関係します。より多くの人にアナウンスするために、プレスリリースでお知らせを行いましょう。

15． HPなどのウェブサイト更新

自社の住所が記載されている媒体は、すべて忘れずに更新する必要があります。従業員のメールの署名をはじめ、ウェブサイトや各SNSページの更新も忘れずに行いましょう。

最後に、オフィスの移転を円滑に進めるために押さえておきたいポイントを3つ紹介します。

ポイント① 引っ越し作業のリスト化

上のチェックリストでご紹介したように、オフィスの移転はやるべきことが多いのが特徴です。しっかりと計画に沿って移転を実現していくために、引っ越し作業はすべてリスト化しておくといいでしょう。リスト化することにより、今やるべきことが明確になります。

ポイント② 鍵の管理方法

新たなオフィスでは、必要な鍵の本数や種類が異なります。「従来の管理方法で大丈夫」といった曖昧な管理方法は、鍵の紛失などのトラブルを招きかねません。実際の入居前に、鍵の本数と種類を把握・リスト化し、管理方法も明確にしておきましょう。

ポイント③ 社内用マニュアルの作成

オフィスの移転には、すべての従業員が移転に関する業務やスケジュールを把握していることが重要です。移転の目的やオフィスでの荷造りに関してなど、共有しておきたい情報はマニュアルにまとめておきましょう。

オフィス移転時に必要な作業の全体像はつかめたでしょうか？　オフィスの移転にあたっては、さまざまな重要業務を同時に進行する必要があるため、綿密な計画・スケジュールが欠かせません。オフィス移転をご検討の際は、ぜひ今回紹介したチェックリストを参考に、計画を進めていきましょう。

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* 2020年10月時点

参考：
https://soken.xymax.co.jp/2020/07/29/2007-office_demand_survey_2020s/
https://soken.xymax.co.jp/hatarakikataoffice/viewpoint/column042.html

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。