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2020.10.23

在宅勤務での作業効率を飛躍的に向上させるデスク環境づくりのコツ10選

ナレッジ働き方改善

新型コロナウイルスの影響で、テレワークが広まり、今もなお在宅勤務をしているという人は多いでしょう。在宅勤務には、ワークライフバランスが実現できるというメリットがある一方で、「オンとオフの切り替えが難しい」「集中できない」などといった課題も存在します。本記事では、在宅勤務での生産性・集中力を向上するためのデスク環境づくりのコツをご紹介します。

在宅勤務の課題

新型コロナウイルスの流行で広まったニューノーマルな働き方「在宅勤務」。最初は、通勤がないことや、身支度にかける時間を減らせるなど、メリットも多く感じられましたが、長期化するにつれて、「自宅だと集中できない」といった課題を抱えている人は多いのではないでしょうか。

実際に、平成27年度の「情報通信機器を利用した多様な働き方の実態に関する調査」では、以下のような課題が挙げられています。

・仕事とプライベートの切り替えが難しい(38.3%)
・長時間労働に陥りやすい(21.1%)
・評価がされにくい(16.9%)
・書類や資料が分散してしまう(9.4%)
・雑音が仕事の邪魔になる(5.6%)

集中できないと感じる理由はさまざまですが、在宅勤務の主な課題は「切り替えが難しく、集中できない環境にある」といえるでしょう。

在宅勤務 イメージ
Freepik

環境づくりが重要な理由

在宅勤務の課題を解決するためには、自宅での「集中できる環境づくり」が欠かせません。自宅での勤務や勉強が苦手で、カフェや図書館を利用する人が多いように、環境は私たちの集中力や生産性にダイレクトに影響します。

コロナ禍の在宅勤務においては、緊急かつやむなく自宅で仕事をするようになった人も多いので、まずは自宅で集中して勤務ができる環境をつくる必要があります。

環境づくりのコツ(グッズ)

自宅で集中できる環境を整えるために必要なグッズをご紹介します。

まずは、在宅勤務をするなら必要な3つのアイテムから見ていきましょう。
 

・デスク

 
仕事とプライベートの切り替えが難しい在宅勤務では、仕事をする時だけに使うデスクを用意するのが理想です。仕事専用デスクがあると、オン・オフの切り替えがしやすくなります。また、勤務前に机の上を片付けたり、仕事に必要なパソコンや書類を持ってきたりする手間も省けるので、スムーズに仕事に取りかかることができます。
 

・デスクチェア

 
在宅勤務では、オフィスと比べて、立ち歩く機会が減り、必然的に椅子の上で過ごす時間が長くなります。そのような状況で、身体に合っていない椅子での長時間にわたる作業は、身体に不調を引き起こします。結果、生産性の低下も懸念されるでしょう。「今後も在宅勤務が長引きそう…」という方は、自分に合った椅子を選んで、身体をいたわりながら勤務に専念することをおすすめします。
 

・パソコン

 
在宅勤務において、パソコンはひとり一台必要なアイテムです。オフィス勤務では、会社のパソコンを使っていた人でも、在宅勤務では自分のパソコンが必要になるかもしれません。ノートパソコンやデスクトップパソコンなど、さまざまな種類のパソコンがありますので、自分の業務内容や好みに合った一台を選びましょう。

デスク イメージ
Freepik

続いて、在宅勤務をより快適にするために、あると便利なアイテムを3つご紹介します。
 

・デュアルモニター

 
普段使っているメインのパソコンのほかに、モニターがもうひとつあると、作業効率が向上します。モニターを増やすことにより、タブの切り替えやソフトを行き来する時間を短縮することが可能となるからです。また、デュアルモニターを活用すれば、パソコンで2画面表示していたウィンドウを、各モニターにひとつずつ、画面いっぱいに表示ができるので、画面が見やすくなるといったメリットもあります。
 

・ノートパソコンスタンド

 
在宅勤務でノートパソコンを使用している人は、ノートパソコンスタンドの使用がおすすめです。パソコンの角度を調節できるので、作業中に正しい姿勢を維持しやすくなります。長時間のデスクワークでは、無意識のうちに姿勢が悪くなってしまいがちですので、普段から肩・首の痛みや目の疲れに悩まされているという方は、ノートパソコンスタンドを使ってみましょう。
 

・収納グッズ

 
慣れない在宅勤務において、「デスク周りが散らかっていて、集中できない…」という悩みを抱えている人は多いでしょう。デスク周りがすぐに散らかってしまう原因は、文房具や仕事に必要なアイテムの収納位置が定まっていないことにあります。そんな人は、デスクの上や引き出しの中に、収納グッズを取り入れてみましょう。それぞれのアイテムの収納場所を決めておけば、デスク周りが散らからないのはもちろん、ものを探す時間も短縮することが可能です。

デスク イメージ
Freepik

環境づくりのコツ(空間)

続いて、在宅勤務の環境づくりのコツをご紹介します。
 

・照明

 
自宅でのデスク環境づくりには、照明の活用がおすすめです。特に、手元を明るく照らしてくれるデスクライトは、デスクワークの仕事効率を高めるのに効果的です。また、近年では、スマホで照明の色や明るさを簡単にコントロールできるLED照明が多く発売されています。勤務中は集中しやすい照明、そして勤務時間後はリラックスできる照明にするなど、照明を使った空間づくりも意識してみましょう。
 

・アロマ

 
在宅勤務で集中力を高めたい際には、アロマの活用もおすすめです。実際に、公益社団法人 日本アロマ環境協会(AEAJ)の研究・調査では、ラベンダーの香りには、脳機能を活性化する働きがあり、作業効率や集中力の向上が期待できることが分かっています。

アロマ イメージ
Freepik

環境づくりのコツ(整理・収納)

集中できる環境づくりには、整理整頓も重要なポイントのひとつです。ここでは、整理・収納に関する環境づくりのコツを紹介します。
 

・仕事専用の収納スペース

 
自宅では、自分のプライベートなものと仕事用の書類やアイテムが、混ざったまま保管されてしまう可能性があります。そこで、仕事に使うアイテムや重要な書類は、専用の収納とスペースを確保することをおすすめします。仕事用のデスクの近くに、仕事に関するものがまとまった収納があれば、いつでも簡単に必要なアイテムを取り出せるので、効率的です。
 

・仕分け

 
在宅勤務において、必要な書類がすぐに見つからないようでは、作業効率が低下してしまいます。「書類探しに、余計な時間を使ってしまった」というのは、誰しも一度は経験したことがあるかもしれません。そこで、おすすめなのが、ラベリングやインデックスを使った書類の仕分けです。目的や用途別に、ひと目で必要な書類がどこにあるのか分かるような仕分けを心がけましょう。すべての書類に目を通し、仕分けをするのは手間がかかりますが、一度整理してしまえば、毎日の業務が快適になります。

在宅勤務は集中できる環境づくりを!

本記事では、「自宅での仕事はなかなか集中できない…」という在宅勤務の課題を解決するためのデスク環境づくりのコツをご紹介しました。向き・不向きが分かれやすい在宅勤務ですが、環境を整えることで、作業効率を向上することは十分に可能です。

長期化する在宅勤務でも生産性を落とさず、しっかりと成果を出せるように、この記事で紹介した方法を参考に、集中しやすいデスク環境をつくってみましょう。

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参考:
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000818.000026760.html
https://www.mhlw.go.jp/content/000553510.pdf
https://www.jil.go.jp/institute/research/2015/documents/0140.pdf
https://panasonic.jp/light/linkstyle/akarimo.html
https://www.aromakankyo.or.jp/basics/literature/new/vol6.php

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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