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2020.07.15

働き方のニューノーマルを考えるVol.1 「テレワーク時代の 1 on 1、プロジェクトマネジメントはどうあるべきか?」

イベントレポート会社規模働き方改善イノベーション創出

WeWork  (ウィーワーク) では、2020年6月4日から約1カ月間にわたり「働き方のニューノーマルを考える オンラインフォーラム」(全4回)を実施しました。

このフォーラムでは「withコロナ、afterコロナにおいて、働き方やビジネスをどのようにシフトさせていくべきか」をメインテーマに、毎回 WeWork イベントパートナー企業をお招きし、それぞれの専門分野から情報をシェアしていただきます

初回は「テレワーク時代のコミュニケーション:プロジェクト形成から実行方法」を掲げ、リクルートなどの大手から、先進スタートアップの組織人材開発を幅広く手掛ける EggForward株式会社 代表取締役の徳谷 智史氏から、社内コミュニケーションについてイベント参加者を巻き込んだ立体的な構成で、イベントが始まりました。

                                           取材:Innovation Formula実行委員会(MGT田口雅典、稲垣 章)

リモートワーク環境下の1on1マネジメント

徳谷氏は、京都大学を卒業後に大手戦略コンサルティング会社へ入社。2012年「世界唯一の人財開発企業」を目指し、同社を創業しました。現在は、リクルートやSONYなどの大手企業から、UZABASE、 NewsPicksなどのスタートアップまで、法人向けの企業変革支援事業、さらには個人向けのプラットフォーム&イノベーション事業を展開されています。 

新型コロナウイルスの感染拡大を受けた政府の緊急事態宣言は解除されたものの、多くの企業ではリモートワークへのシフトが続いています。

しかしその過程では、次のような課題が頻発しています。

「離れた現場で、それぞれの仕事をしているため、コミュニケーションが取りにくい」、「ロイヤルティーが下がり、チームとしての成果が出しにくい」、「経営や人事として、制度・仕組みをどう考えたらよいのか分からない」

徳谷氏も「リモートワーク化により、対面での“空気を読んだマネジメント”や横並びに仕事しながらなんとなく“阿吽の呼吸で行っていたマネジメント”ができなくなったことに加え、お酒を交えたコミュニケーションの機会をつくるのも難しくなりました」とマネジメント環境の変化を挙げ、特にリモート環境下においては、「マネジメント中間層の役割が非常に大事」「正しい1on1が重要」「1on1におけるフィードバックのクオリティーで個人も組織も成果が大きく変化する」と指摘します

では、部下との間に物理的距離が生まれた今、1on1はどのように実施するべきなのでしょうか。

徳谷氏は「リモートであってもやるべきことは基本的に同じ」と話します。

1on1の進め方について

  1. 挨拶・導入
  2. セルフフィードバック
  3. プラスの面を褒める
  4. 改善すべき点を伝える
  5. 課題の整理 ・ アクションプラン設定
  6. これからの期待(前向きな内容)

と説明した上で、以下のように話します。

「『1の挨拶・導入』はポジティブな話から始めるアイスブレイクのようなかたちがベター。そしてこの場では上位者が一方的に話すのではなく、『2.セリフフィードバック』として、“本人(部下)がどう思っているのか”を十分な時間をとって聴くことが大切。その上で『3.プラス面』、即ち何ができて、『4.改善点』何ができないのかを話し、『5.課題整理・アクション設定』『6.前向きな内容・これからの期待』へと続けていくと良いでしょう」

wework 1on1

さらに、徳谷氏はフィードバックのクオリティーを高めるポイントとして、次の項目を挙げます。

「1on1では上位者側の『傾聴』がポイントです。マネジメントをされている方に実際の様子を聞くと、傾聴に心掛けていると思っていても、実際は上司がほとんど話をしているというケースも多いようです。話をする割合の理想は、上司3割、部下7割です。

また、アクション設定をする場合には、『○週後までにこんなことをしてみよう』というよう具体的な設定をすることも大切。そのアクションはできるだけ本人に考えてもらいましょう。また1on1の時間は1回を長く取るより、1回当たりを30分前後とし、頻度(週1回から2週に1回程度が理想)を上げる方がよいと思います」

プロジェクトマネジメントは「ゴールの共有」が肝

続いて徳谷氏は、人材のマネジメントとともに「リモートで余計に難しくなった事柄」として、「プロジェクトマネジメント」(以下PM)を挙げます。

「PMでは『タスクをどう割り振ってどう進めるか』に論点が偏りがちなのですが、実はその前段が最も大事なんです。多くのPMはゴール設定(アウトプットイメージの明確化)がズレているケースが多く、また大前提である『共有』も十分ではありません。そもそも『何のために取り組むか』を明確化・共有した上で『どうやるか』に落とし込んでいくことがポイントです

wework tasks
Freepik

また徳谷氏は「ゴールを設定し、それをチーム内で共有していく際のポイント」として、次のようなTipsを共有しました。

  • ゴール設定の際には目的(Why)/内容(What)/期限(When)/範囲(Where)/対象(Who)/手段(How)の5W1Hで整理すべき。イメージがあいまいなまま作業を進めると必ず手戻りが発生する。
  • 自分が理解している情報を誰かに伝える際、その情報量は発信の段階で7割に、相手に伝わった段階でもまた7割に落ち込む。『70%×70%』で最終的には元の情報量の50%以下になる。“伝えた”からといって“伝わる”とは限らないと認識する
  • 相手に伝わっているか確認する最大の方法としては、メンバーに『最初のステップは何からやる予定?』など、相手に話をさせて確認をとるような双方向の理解度確認が望ましい

ゴールの設定・共有を終えたら、次は「プロジェクトの計画・設計」の段階です。

徳谷氏氏はこの段階においては、PDCAの大切さを理解していても「Doから始めてしまいがち」なことを指摘し、「走り出す前にまずは計画立案を!」と強調しました。

感覚的なマネジメントは機能しない。自分と組織を見直す時

最後に徳谷氏は、「コロナ禍における組織・育成スキーム」として厚生労働省「雇用調整助成金」を取り上げ、助成金を活用した組織人材開発スキームについても紹介しました。

セミナーではZoomのチャット機能を活用し、参加者からの質問にも適宜応答しながら進められました。

こうして約1時間にわたって開催された第1回「働き方のニューノーマルを考える オンラインフォーラム」を、徳谷氏はこう締めくくりました。

「リモートによってマネジメントの難易度が確実に上がっていますが、今日お話した『1on1』には基本的な作法があります。まずはそれを知っていただきたいと思ってお話しました。組織としてその基本を『インストール』しておくことはとても大事です。『PM』についても、今日のような原理原則の他に応用段階がありますが、まずはこれまで感覚的だったやり方を、理論的なものに変えていくことを今一度考えてみてください

wework desk

テレワークを積極的に採用する企業が急増し、メンバー間のコミュニケーションの在り方を模索する企業が増えている中、セミナー参加者はイベントを通じ、これからの社内コミュニケーションのヒントを持ち帰りました。

EggForward株式会社に関するお問い合わせは、こちら

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