イベントレポート ヤフー
2020.10.23

在宅勤務時代、総務の貢献を考える。ヤフー関連会社の総務が実践する新しい役割とは?

イベントレポート働き方改善イノベーション創出オフィス運用コスト削減

コロナショックにより、私たちのワークスタイルにも大きな変革期を迎えています。同時に、総務の役割にも変化が起きています。
今回は、ヤフーの関連会社の総務が集まり、現状の課題と解決案を共有するオンラインイベントの様子をお伝えします。

総務として何から対応すべきかなど、課題を感じている方も是非ご参考ください。

今、オフィスでは何が起きているのか?

イベントには、ヤフー関連会社のうち約10社の総務が集まりました。

事前に各社から共有された課題は企業によりさまざまではあるものの、在宅勤務中の社員のエンゲージメントの把握・維持や在宅を中心としたリモートワーク環境の整備(モニターの配送など)に苦労があった様子が見受けられました。
中には解決に至っていない課題もあり、例えば、金融系企業に関しては、契約書類などの郵送オペレーションがいまだにネックになっているという声も上がりました。

今回イベントでは、現状の課題や悩みとなりやすい点を洗い出すとともに、解決案が議論されました。
前半のLightning talkでは、コロナ禍で職場(オフィス)にどのような影響があるのかを伺いました。

ヤフー株式会社 オフィス最適化推進部の山口 宇彦さんは、
「元々70%程だった紀尾井町の出社率は半分以下に激減。それに伴い、従業員からのオフィスに関する問い合わせも体感的には1/10くらいにまで減りました。一方で、在宅業務の改善リクエストが増え、1つずつできる範囲で対処しています
と話します。

オフィス イメージ
Freepik

これほどオフィスへの出社率が激減した今、そもそもオフィスは必要なのでしょうか? 

ヤフーの山口さんはこのように答えます。
「確かにこれまでと比べると、間違いなくオフィスの稼働率は減っていくでしょう。それに合わせて、私達もワークスペースを調整していくことが重要になってくると感じています。しかし、一方でオフィスというリアルな場所で過ごす体験の重要さも見過ごせないものがあると思います

オフィスで過ごす時間は、単に業務遂行に終始するわけではなく、その場の雰囲気やコミュニケーションから得ることも少なくありません。特に入社1年目の新入社員などにとって、分からないことをすぐに横の先輩社員に聞ける環境はかけがえのないものです。
また、「家で集中しにくい人がオフィスに来れば集中力が高まるということもあり得ます」と山口さんが語るように、これからのオフィスは、画一的な環境から働く人それぞれに合ったものにシフトしていくのかもしれないと感じさせる発表となりました。

訪れた新しい生活様式。オフィスに課題も

コロナ禍で浮き彫りとなったのが、オンラインでのコミュニケーションの難しさ。実際にヤフーの山口さんも、ZoomやSlackといったオンラインツールだけではコミュニケーションの限界を感じるといいます。
そこでヤフーでは、さまざまな取り組みを行い、社内コミュニケーションの質の向上を図ろうとしています。例えば、本部単位で、役員が社員からの質問に答えるようなオンラインイベントを行ったり、Zoomを活用したバーチャルチーム部屋を作るなど、オフィスに出社できない中で、従業員が円滑にコミュニケーションを取れる工夫がなされています。

People using online apps set
Freepik

「自分の“好き”を通してコロナで感じているストレスを発散したい。ビジネスオンリーだと萎縮しがちな気持ちも、趣味を通じたコミュニケーションだと話が弾みます」と、コミュニケーションツールを使った取り組みで、単調になりがちなやりとりを幅のあるものにしています。
またヤフーでは、進むリモートワークに対して浮上してきた新たな課題に対して、テクノロジーの活用で対応していることも、山口さんからシェアされました。
コロナ以前から導入していた位置情報システムは、社員の密集回避、感染予防対策検討に役立ちました。また、ヤフーとして電子サイン導入を強く推進しており、捺印のためだけに出社する社員を減らすこともできています。今は、会社に届く郵送物の受領だけのための出社をなくすための施策を検討中です。」

ウィズコロナを踏まえたこれからのオフィスの在り方

今後のオフィスの在り方について、ヤフーの山口さんはこうまとめます。
「オフィスが、そこで働くワーカーに対して安心や安全を提供する存在であることは変わらないでしょう。ただ今後は、自宅、コワーキングスペースなど、新しいワークスペースの検討がさらに進んでいくでしょうし、従業員に出社を無理強いするような機会をなくすために、電子サインの浸透やオンラインツールの活用などにも取り組むことになるでしょう。また、社内のコミュニケーション活発化も引き続きテーマになると考えています
テクノロジーは業務の効率化だけでなく、オンラインコミュニケーション活性化においても大きな役割を担っていることを、改めて認識する機会となりました。

 

ニューノーマル時代における、総務の役割

オフィス イメージ
Freepik

後半は、グループに分かれて、「これからの総務について」をテーマにディスカッションが行われました
コロナ禍で浮き彫りとなった総務の課題から新しい総務の形まで、各グループで白熱した議論がありました。

1つ目のグループでは、「よりクリエイティブな総務」という視点にフォーカスした議論となりました。その中では、「今までの総務は、社内からのリクエストに対応する受け身のイメージでしたが、これからはより能動的でクリエイティビティにあふれた総務が求められるのではないでしょうか。在宅勤務が進む中でも、どんなことをすれば社員の満足度を上げられるのか、働く環境をよくできるかを考えていきたい」などの発言が聞かれました。

2つ目のグループは、多様化する働き方に合わせた総務が大事になると、新しい総務のスタイルを挙げ、「これからは、ワーカーとオフィスの見守りが大事になります。在宅勤務を行う従業員に対しては、それぞれの健康状態を見守ること。オフィスで働く従業員に対しては、オフィスが安心で安全に使えるよう、また、外回りの営業職に対しても、感染症防止対策を講じていきたい」との意見がありました。

その他にも、前半に課題として挙がった郵便システムの構築やチャットボットの活用などによって、オンラインのコミュニケーション活性化や業務の自動化をすることによって、総務の負担も減らして時間を有効活用することも視野に入れたいとの意見も聞かれました。

まとめ

コロナショックを契機に、ますます多様化が予測される働き方。
「今までのやり方」では通用しないことがあらゆる場面で増えてくることが考えられます。

その時々で何をすべきかを検討し、積極的に新しい方法を模索していくという点においては、総務を筆頭に、企業全体で柔軟性に富んだ対応が求められる、そんな時代が来ていることを実感するイベントとなりました。

今回、取材にご協力いただいたヤフー株式会社では、プレスリリースでもデジタルトランスフォーメーション推進を発表しています。詳細は、以下をご覧ください。

ヤフー、民間取引先との契約手続きの「100%電子サイン化」に着手

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